Politique de confidentialité — AvenSchool

La présente Politique de confidentialité explique comment AvenSchool collecte, utilise, protège et gère les informations personnelles utilisées dans le cadre de ses services.

AvenSchool accorde une importance particulière à la confidentialité des données des établissements scolaires, des élèves, des parents, des enseignants et des membres du personnel.

1. Qui sommes-nous ?

AvenSchool est une plateforme de gestion scolaire permettant aux établissements de gérer leurs activités administratives, pédagogiques, financières et leurs ressources humaines.

Dans le cadre de son utilisation, AvenSchool peut traiter des informations concernant les établissements et leurs utilisateurs.

2. Données que nous pouvons collecter

Selon les fonctionnalités utilisées, AvenSchool peut collecter ou traiter différentes catégories de données.

### Informations relatives au compte

Nous pouvons notamment traiter :

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• nom d'utilisateur ;
• photo de profil lorsque celle-ci est fournie ;
• rôle et fonction au sein de l'établissement ;
• informations nécessaires à l'authentification.

### Informations scolaires

Pour les établissements utilisant les fonctionnalités de gestion scolaire, les données peuvent notamment inclure :

• informations relatives aux élèves ;
• classe et niveau scolaire ;
• informations relatives aux parents ou responsables ;
• matières ;
• notes et évaluations ;
• coefficients ;
• présences et absences ;
• emplois du temps ;
• bulletins et résultats scolaires.

### Informations financières

Selon les modules activés, AvenSchool peut traiter :

• frais de scolarité ;
• plans et échéances de paiement ;
• paiements enregistrés ;
• reçus ;
• allocations de paiements ;
• informations nécessaires au suivi financier de l'élève ;
• informations relatives à la paie du personnel lorsque le module RH est utilisé.

### Informations relatives aux ressources humaines

Pour les établissements utilisant le module RH, certaines informations professionnelles peuvent être traitées, notamment :

• informations relatives aux employés ;
• fonction ;
• informations contractuelles ;
• informations liées à la rémunération ;
• informations nécessaires à la gestion administrative du personnel.

### Données techniques

Lors de l'utilisation de la plateforme, certaines informations techniques peuvent également être enregistrées, telles que :

• adresse IP ;
• type d'appareil ;
• système d'exploitation ;
• navigateur ;
• informations de connexion ;
• journaux techniques et de sécurité.

Ces données peuvent être utilisées pour assurer le fonctionnement, la sécurité et l'amélioration du service.

3. Comment les données sont-elles collectées ?

Les données peuvent être collectées :

• lorsque vous créez un compte ;
• lorsque vous utilisez AvenSchool ;
• lorsque vous remplissez un formulaire ;
• lorsque votre établissement crée ou modifie votre compte ;
• lorsque des informations scolaires ou administratives sont ajoutées par un utilisateur autorisé ;
• lorsque vous contactez le support ;
• lorsque vous utilisez certaines fonctionnalités de la plateforme.

Certaines données peuvent également être fournies par l'établissement auquel l'utilisateur est rattaché.

4. Pourquoi utilisons-nous ces données ?

Les données sont utilisées principalement pour fournir et administrer les services AvenSchool.

Elles peuvent notamment servir à :

• créer et gérer les comptes utilisateurs ;
• authentifier les utilisateurs ;
• gérer les établissements scolaires ;
• gérer les élèves et leurs responsables ;
• gérer les classes, matières et emplois du temps ;
• suivre les présences et absences ;
• gérer les évaluations et résultats ;
• générer des bulletins et documents scolaires ;
• gérer les frais et paiements ;
• gérer les ressources humaines et la paie ;
• assurer la sécurité de la plateforme ;
• détecter et prévenir les activités frauduleuses ;
• fournir une assistance technique ;
• améliorer les fonctionnalités et les performances du service ;
• respecter les obligations légales applicables.

5. Accès aux données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes ou services qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou de la fourniture du service.

Les accès sont notamment déterminés par les rôles et permissions définis dans AvenSchool.

Par exemple, un enseignant, un comptable, un parent et un élève peuvent disposer de niveaux d'accès différents.

Les administrateurs de l'établissement sont responsables de la configuration des comptes et des permissions de leurs utilisateurs.

6. Données des élèves et des mineurs

AvenSchool peut traiter des informations concernant des élèves mineurs dans le cadre de la gestion scolaire.

L'établissement utilisant AvenSchool est responsable de s'assurer qu'il dispose de la base légale et des autorisations nécessaires pour collecter et traiter ces informations conformément aux lois applicables.

Les données relatives aux élèves doivent être utilisées uniquement dans le cadre des finalités scolaires, administratives ou autres finalités légitimes définies par l'établissement.

7. Partage des données

AvenSchool ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs.

Les données peuvent être communiquées uniquement lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service, lorsque l'utilisateur ou l'établissement l'autorise, ou lorsque la loi l'exige.

Certaines données peuvent notamment être accessibles à des prestataires techniques intervenant dans :

• l'hébergement ;
• le stockage ;
• l'authentification ;
• l'envoi d'e-mails ou de notifications ;
• les paiements ;
• la sécurité ;
• la maintenance technique.

Ces prestataires ne doivent accéder aux données que dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services.

8. Services tiers

AvenSchool peut utiliser certains services tiers afin de fournir ses fonctionnalités.

Ces services peuvent notamment concerner l'authentification, les notifications, l'hébergement, les paiements ou d'autres fonctionnalités techniques.

Lorsque vous utilisez une fonctionnalité fournie par un tiers, le traitement de certaines données peut également être soumis à la politique de confidentialité de ce prestataire.

9. Sécurité des données

AvenSchool met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les données contre :

• les accès non autorisés ;
• la perte ;
• la modification non autorisée ;
• la divulgation ;
• la destruction ;
• les activités frauduleuses.

Les utilisateurs doivent également contribuer à la sécurité de leurs comptes en protégeant leurs identifiants et en utilisant des mots de passe suffisamment sécurisés.

Malgré les mesures mises en place, aucun système informatique ou service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue.

10. Conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture des services et aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

La durée de conservation peut varier selon :

• la nature des données ;
• le type de compte ;
• la relation entre AvenSchool et l'établissement ;
• les obligations légales ou réglementaires ;
• les besoins de sécurité et de résolution des litiges.

Lorsqu'une donnée n'est plus nécessaire, elle peut être supprimée, anonymisée ou archivée conformément aux règles applicables.

11. Droits des utilisateurs

Selon la législation applicable, les utilisateurs peuvent disposer de certains droits concernant leurs données personnelles, notamment :

• demander l'accès à leurs données ;
• demander la correction de données inexactes ;
• demander la suppression de certaines données ;
• demander la limitation de certains traitements ;
• s'opposer à certains traitements ;
• demander une copie de certaines données dans un format approprié.

Lorsque les données sont gérées par l'établissement scolaire, certaines demandes doivent être adressées directement à celui-ci.

12. Données gérées par l'établissement

Pour les données scolaires et administratives saisies par un établissement, celui-ci demeure généralement responsable de la gestion de ces données et de la détermination des finalités de leur utilisation.

AvenSchool agit principalement comme fournisseur de la plateforme permettant à l'établissement de gérer ces informations.

L'établissement doit notamment :

• déterminer quelles données sont nécessaires ;
• gérer les autorisations des utilisateurs ;
• s'assurer de la légalité de la collecte ;
• répondre aux demandes des personnes concernées lorsque cela relève de sa responsabilité.

13. Cookies et technologies similaires

AvenSchool peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires au fonctionnement de la plateforme.

Ces technologies peuvent notamment servir à :

• maintenir les sessions de connexion ;
• sécuriser les comptes ;
• mémoriser certaines préférences ;
• améliorer les performances ;
• analyser l'utilisation du service lorsque cela est applicable.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être indispensables à certaines fonctionnalités.

14. Communications

AvenSchool peut envoyer des communications nécessaires au fonctionnement du compte ou du service, notamment :

• e-mails de confirmation ;
• notifications de sécurité ;
• récupération de compte ;
• informations importantes concernant le service ;
• communications liées à l'abonnement.

Les communications promotionnelles, lorsqu'elles sont utilisées, sont soumises aux règles applicables et peuvent proposer un moyen de se désabonner lorsque cela est requis.

15. Transfert et hébergement des données

Les données peuvent être hébergées ou traitées sur des infrastructures situées dans différents pays, selon les services techniques utilisés par AvenSchool.

Lorsque des transferts internationaux de données sont nécessaires, AvenSchool s'efforce de mettre en place les mesures appropriées conformément aux exigences légales applicables.

16. Modifications de cette politique

AvenSchool peut mettre à jour cette Politique de confidentialité afin de refléter l'évolution de ses services, de ses pratiques ou des exigences légales.

La version la plus récente sera publiée sur la plateforme.

En cas de modification importante, AvenSchool peut informer les utilisateurs ou les établissements concernés par les moyens appropriés.

17. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou le traitement de vos données, vous pouvez contacter AvenSchool via les coordonnées officielles indiquées sur le site ou dans l'application.

Pour les données scolaires gérées par un établissement, vous pouvez également contacter directement l'administration de votre établissement.

18. Acceptation

En utilisant AvenSchool, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité.

Cette politique doit être lue conjointement avec les Conditions d'utilisation d'AvenSchool.

AvenSchool — La gestion scolaire, simplement.